Digitalisierung im Handwerk Teil 3 – ToolMan-App
Im vorherigen Teil der Digitalisierung im Handwerk-Serie wurden die ersten Schritte von der ursprünglichen Idee zur Fertigstellung einer einsatzfähigen App für die Werkzeugverwaltung beschrieben. Dieser Teil befasst sich mit der Flexibilisierung der Prozesse, dem Hinzufügen einer Inventur-Funktion und die Integration von Arbeitssicherheitsprüfungen in den Ausgabe- und Rückgabe-Prozess.
Der Status Quo der App zum damaligen Zeitpunkt war, dass alle Eingabe-/ und RückgabeProzesse funktionierten, es jedoch eine feste Vorgabe gab wie diese abgearbeitet werden mussten. Beispiel: Es musste im Hauptmenü der Punkt Werkzeug-Ausgabe betätigt werden und dann musste zwingend ein Werkzeug gescannt werden. Wunsch war, dass die App anhand des Inputs des Scans die möglichen Prozesse (Ausgabe, Rückgabe, Weitergabe an Kollegen etc…) ermittelt und bereitstellt
Werkstudent IT Filip Boron:
Die Umsetzung der Flexibilisierung war spannend, da ein Einstiegspunkt für verschiedene Prozesse realisiert werden sollte. Welche Ansicht der Nutzer nach dem Scannen präsentiert bekommt, hängt vom Typ des gescannten Objekts ab. Wird ein Werkzeug gescannt, öffnet sich die Werkzeugansicht, wird ein Lagerort gescannt, öffnet sich die Lageransicht mit allen eingelagerten Werkzeugen, etc… Es war eine Herausforderung die Ansichten so zu gestalten, dass die Nutzer immer wissen, welche Prozesse möglich sind und wie diese bearbeitet werden. Daher hat die Nutzerfreundlichkeit in der gesamten App einen sehr hohen Stellenwert, was zu einer hohen Akzeptanz bei den Nutzern geführt hat. Wir haben auf die Best Pratices der großen Technologie-Konzerne geschaut und dieses in die App adaptiert, wie z.B. das Google Material Design.
Nachdem die App nun sehr flexibel genutzt werden kann, ergibt sich die Notwendigkeit das Zählen von Werkzeugen zu unterstützen – die Inventurfunktion.
Lagerleiter Martin Polack:
Wir haben den Bestand von unseren Werkzeugen digital abgebildet – warum sollten wir weiterhin von Hand zählen und mühsam Inventurlisten handschriftlich befüllen, um diese dann wieder ins System zu übertragen? Das muss auch in unserer App gehen.
Werkstudent IT Filip Boron:
Um die Inventur in der App abzubilden, war es notwendig sich mit dem Geschäftsprozess zu beschäftigen. Wie muss eine Inventur ablaufen? Stichtagsbezogene und/oder laufende Inventur? Muss immer das gesamte Lager oder kann ebenfalls nur ein Schrank gezählt werden? Wie müssen die Ergebnisse der Inventur gespeichert werden? Kann ein Werkzeug aus einem Lagerort entnommen werden während dieser gerade gezählt wird? Diese Fragen wurden in mehreren Workshops zwischen IT und den beteiligten Fachbereichen erarbeitet und in die App umgesetzt. Nach der Implementierung kann eine Inventur für Lagerplätze gestartet werden. Während der Zählung wird der Lagerort für Bewegungen gesperrt, um das Zählergebnis nicht zu verfälschen. Die Zählung wird über Inventurbelege dauerhaft in der Datenbank gespeichert, was eine Nachvollziehbarkeit der kompletten Inventur ermöglicht. Differenzen oder falsch zugeordnete Werkzeuge werden durch die Inventur offengelegt und berichtigt.
Der Einbau der Inventur-Funktion war ein voller Erfolg und verdeutlichte das Potential der App. Die nächste Erweiterung sollte die Integration von Arbeitssicherheitsprozessen in die App ermöglichen.
Lagerleiter Martin Polack:
Bei der Bereitstellung von Werkzeugen für die Kollegen muss gewährleistet sein, dass diese sichere und geprüfte Arbeitsgeräte erhalten. Neben den gesetzlichen Vorschriften ergeben sich noch viele weitere Anforderungen an ein sicheres Werkzeug. So müssen insbesondere elektronische Geräte nach DGUV V3 regelmäßig wiederkehrend geprüft werden. Auch Leitern und Tritte unterliegen einem regelmäßigen Prüfverfahren. Um sicherzustellen, dass diese Prüfungen rechtzeitig durchgeführt und um die Ausgabe von nicht geprüften Werkzeug zu vermeiden, soll dies durch die App unterstützt werden.
Projektleiter Michael Ulbricht:
Für die Integration der Arbeitssicherheit in die App haben wir uns für ein Ampelsystem für die einfache Visualisierung des Prüfstatus entschieden. Ist ein Werkzeug erst kürzlich geprüft worden, erhält dieses bei der Ausgabe ein grünes Ampelsymbol, steht die Prüfung innerhalb der nächsten 2 Wochen an, ändert sich die Ampel auf gelb. Ist die Prüfung bereits hinfällig, wird die Ampel auf rot gestellt und die Prüfung muss vor der Ausgabe erfolgen. Viele Prüfungen, wie z.B. einfache Sichtprüfungen, können direkt vor Ort während der Ausgabe gemacht und dokumentiert werden. Bei aufwendigeren Prüfungen wird in der App auf das Prüfhandbuch verwiesen. Die Anzeige und Bearbeitung der arbeitssicherheitsrelevanten Informationen während der Ausgabe ist eine tolle Funktion, die auch sehr gut angenommen wird. Neben der reaktiven Prüfung ermöglicht eine filterbare Liste eine gute Übersicht über den aktuellen Prüfstand des Werkzeuges.